Гостиничный модуль

Модуль автоматизации гостиницы предназначен для небольших, в основном частных, отелей.

Автоматизируются следующие процессы:

  • Бронирование номеров
  • Оформление заезда
    • заезд гостя в номер
    • переселение в другой номер
    • расселение по разным номерам
    • объединение в один номер
    • несколько номеров на один заезд
    • несколько заездов в один номер
    • добавление дополнительных услуг
    • расчет и выезд гостя
  • Интерграция с системой замков SALTO (возможна интеграция с другими системами)
  • Гибкая тарификация проживания
    • по диапазонам дат
    • по месяцам
    • по дням недели
    • по рабочим или выходным дням (настраиваются)
    • для каждого тарифа задается либо фиксированная цена, либо процент от базовой цены.
    • порядок применения тарифов (когда поверх базового тарифа за январь месяц можно наложить отдельный тариф на 1,2,3-е числа)

Плюсы системы:

  • Единая система для автоматизации ресторана и гостиницы.
    • Единообразная настройка системы, общие интерфейсы пользователей.
    • Простота в настройке, гибкость в использовании.
    • Стандартные отчеты.
    • Возможность комбинированных счетов за проживание и прочие услуги.
    • Закрытие ресторанных и прочих счетов «на номер» с оплатой при выезде.
    • Единое дисконтное пространство ресторан-гостиница.
  • Интеграция с самой распространенной замковой системой SALTO.

Минусы системы:

  • Отсутствие (на данный момент) интеграции с системами предоставления платного пользования интернет, телефонной связи, платного телевидения. Данные системы в мини-отелях либо не используются, либо используются от разных производителей, что затрудняет интеграцию с ними. Хоть и не автоматически, но всю информацию из этих систем можно внести в счет гостя для оплаты при выезде из отеля.

Настройки

Номера отеля в терминах программы - это тарифицируемые услуги.

Тарификация может задаваться как в карточке номера на вкладке «Тарификация», так и на подгруппу номеров:

Документ описания тарифа задает правила, по которым определяется цена за номер:

Тариф может зависеть от множества разных параметров.

Удобно, что система понимает приоритет - тарифы перебираются сверху вниз (порядок следования легко меняется стрелками на экране или «Ctrl-вверх/вниз»). Это позволяет задавать и общий тариф на январь, и частный (строкой выше) с 1 по 3 января.

Документы настройки тарифов относятся к прейскурантам (т.к. тоже задают цену), включаются в ролях в разделе «Прейскуранты».

Для настройка должности сотрудника достаточно просто указать правило ввода чеков «Администратор гостиницы». Все остальные параметры и права на действия настраиваются аналогично кассе ресторана:

После входа в рабочее место кассира сотрудник с такой должностью увидит шахматку для бронирования и работы с заездами. Можно настроить параметры шахматки (кнопка «Параметры»):

или внешний вид (кнопка «Интерфейс»):

Порядок работы

Бронирование

Сценарий: Звонит гость, просит забронировать номер с 01 по 05 июня.

Действия:

  • Заходим в рабочее место кассира, на шахматке нажимаем кнопку «Дата» выбираем 01.06. Смотрим, какие номер свободны с 01 по 05 июня:

Такой просмотр удобен тем, что мы можем предложить гостю номера из разных категорий, а также предложить чуть другие варианты по датам, которые тоже могут устроить гостя.

  • Допустим, гостю приглянулся номер 303 SSV. Выделяем мышкой диапазон с 01 по 05 июня, открывается форма бронирования:

  • В ней уже посчитана стоимость проживания в этом номере за указанный период согласно действующим тарифам.
  • Если гостя сумма не устраивает, можно выбрать другой номер в этом же окне, или вернуться в шахматку и выбрать там.
  • Если гость с суммой согласен, выбираем клиента из списка:

или создаем нового:

  • После сохранения формы бронирования открывается счет гостя. В счете отражается номер, количество дней проживания, стоимость, с какого и по какое число. При необходимости, нажав на кнопку «Модификаторы» можно добавить к номеру доп.услуги - например, завтрак. При этом стоимость завтрака автоматически будет умножена на количество дней проживания:

  • При необходимости, в заказ можно добавить предоплату.
  • Закончив оформлять заказ возвращаемся в шахматку, и видим, что номер 303 с 1 по 5 июня забронирован (желтый цвет) на Иванова Ивана Ивановича:

Заселение

Сценарий: Иван Иванович приехал и хочет заселиться в забронированный номер.

Действия:

  • На шахматке видим, что номер 303 действительно забронирован на Иванова Ивана Ивановича.
  • Нажимаем на бронь, нажимаем кнопку «Открыть заказ» (или двойной клик на брони).
  • В заказе нажимаем на кнопку «В работу» (горит ярко-желтым цветом). Это означает, что отель приступил к оказанию забронированной услуги.

  • После выхода в шахматку видим, что теперь наш заезд отображается серым цветом:

  • Нажав на кнопку «Заезд» делаем гостю одну или несколько ключей-карт для открытия номера.

Переселение

Сценарий: 3-го июня Иван Иванович просит переселить его в другой номер.

Действия:

  • На шахматке выбираем заезд Ивана Ивановича в 303 номер с 1 по 5 июня.
  • Нажимаем кнопку «Разделить», выбираем дату - в нашем случае 03.06:

  • Выполняем, видим, что заезд теперь разделен на два. При этом первая часть серая (услуга гостю оказана), а вторая - желтая (услуга запланирована - как бронь):

  • Вторую часть заезда теперь можно перетащить на другой номер - например, на 307:

  • При этом откроется форма заказа, где будет видно, что гость проживал сначала в одном номере, а потом - в другом.

Выезд раньше времени

Сценарий: 3-го июня Иван Иванович неожиданно вынужден съехать раньше времени.

Действия:

  • Разделяем заезд как в предыдущем примере.
  • Открываем счет Ивана Ивановича и удаляем из него неиспользованные услуги.

Выезд гостя

Сценарий: 5-го июня Иван Иванович как и планировалось выезжает из отеля.

Действия:

  • Открываем счет Ивана Ивановича, проверяем его.
  • При необходимости, добавляем в счет минибар и прочие оказанные услуги (интернет, телефонные счета и т.д.):

  • Через кнопку «Печатные формы» печатаем необходимые документы для бухгалтерии гостя (счет, договор, приходный кассовый ордер и т.п.).
  • Закрываем счет гостя.
  • Закрытые счета остаются видны на шахматке - при необходимости их всегда можно просмотреть: